PENGHEMATAN, CARA EFEKTIF MENYELAMATKAN BISNIS

Dalam situasi bisnis sekarang ini, pengusaha dihadapkan pada pilihan yang sulit. Di satu sisi bahan baku & biaya operasional terus melonjak naik, namun disisi lain harga jual tidak dapat didongkrak ke atas, karena barang import dari China yang relatif lebih murah. Salah satu cara untuk tetap bertahan dalam situasi demikian adalah dengan melakukan penghematan.

Sebagai contoh, menggunakan paper klip berulang kali tentu saja bukan cara effektif dalam penghematan.

Sebagai orang yang berkecimpung dalam masalah keuangan, biasanya akan dirasakan betapa sulitnya mencari waktu untuk memulai mengurangi biaya.

Akan tetapi bila keadaan bisnis menjadi jelek, pengurangan biaya akan sangat membantu perusahaan untuk tetap hidup. Bila keadaan bisnis sedang baik, hal itupun akan membantu perusahaan untuk mendapatkan keuntungan yang lebih baik.
Juga sebenarnya masih dapat diperdebatkan bahwa ukuran dalam nilai uang pun masih sulit untuk ditetapkan. Karena suatu usaha pengendalian biaya secara ketat sama saja menggenggam segumpal lumpur. Semakin keras ia digenggam, semakin banyak lumpur yang keluar di sela sela jemari.

Untuk meningkatkan disiplin keuangan, perlu dilakukan pengamatan yang jeli terhadap praktek-praktek pemborosan suatu perusahaan. Tentu saja, hal ini dapat dilihat dalam apa yang disebut ‘Cost Drivers’. Yakni kegiatan kegiatan yang sangat mempengaruhi pengeluaran uang.

Seringkali kegiatan ini tidak dapat menunjukan jalan menuju sukses, karena tampaknya hal itu tidak ada kaitannya bahkan seharusnya dibatasi. Beberapa area nampaknya perlu diamati, bila ingin menemukan titik tolak untuk mulai melakukan pengurangan biaya. Antara lain hal hal seperti disebutkan di bawah ini dibahas secara lebih mendalam. Yaitu, yang ada kaitannya dengan jumlah transaksi, posisi pekerjaan dan departemen, produk dan jalur produksi, kualitas yang rendah, dan sifat manajemen. Area ini bukanlah bersifat mutlak tetapi merupakan sifat umum yang bisa terjadi dimana mana.

Jumlah Transaksi
Menurut Peter F. Drucker dalam bukunya yang berjudul ‘Managing For Result’ transaksi dalam perusahaan perlu diamati secara teliti. Karena pendapatan berbanding secara proporsional dengan volume produksi dan penjualan sedangkan biaya sebanding jumlah transaksi yang dilakukan.

Ini berarti bahwa dalam praktek cara yang paling efektif mengurangi biaya adalah mengurangi jumlah transaksi. Tentunya hal ini dapat terjadi dalam suatu perusahaan, dimana mulai terlihat gejala gejala sebagai berikut : jumlah hutang yang berumur 30 hari menumpuk, satu check digunakan untuk membayar beberapa faktur, dan para penagih tak henti-hentinya menelpon setiap hari.

Cara yang lain adalah menyederhanakan cara pelaporan ‘sales call’ dari bagian penjualan secara langsung. Sehingga mereka dapat melipatgandakan kegiatan penjualan dan mengurangi setengah dari biaya sales call.

Dengan demikian pemborosan dari transaksi dapat diketahui dari 2 cara. Yang pertama adalah bagaimana dapat diketahui secara pasti cara-cara mengurangi jumlah transaksi dan ‘overhead cost’ yang diperlukannya. Dan yang kedua adalah menemukan cara cara agar transaksi tidak memakan waktu, dan mendorong orang lain untuk membuat jumlah transaksi yang besar.

Posisi Pekerjaan dan Departementalisasi
Setiap posisi dan bagian dalam perusahaan merupakan ‘cost driver’. Dan seringkali mereka ini berubah menjadi tidak diperlukan dan bahkan menjadi hambatan bagi keberhasilan perusahaan.

Banyak perusahaan harus merencanakan beberapa posisi yang diperlukan pada masa lampau tetapi sekarang tidak lagi. Sebagai contoh, seorang wakil presiden bidang keuangan di sebuah perusahaan yang kecil seringakli harus bekerja keras. Untuk meningkatkan uang tunai dan menekan biaya, kadang kadang yang perlu dilakukan adalah menjual pabrik dan kemudian membeli produk berlabel dari orang lain. Dengan demikian berarti bahwa struktur organisasi mesti dirubah dan disesuaikan agar sesuai dengan tuntutan perusahaan.

Produk dan Jalur Produksi
Mungkin benar apa yang dikatakan sebuah pepatah kuno yang mengatakan demikian. Biasanya 80% dari keuntungan berasal dari 20% produk yang dihasilkan, dan banyak dari produk yang tidak dapat direalisasikan adalah sampah yang harus dihancurkan. Tetapi memutuskan yang mana harus dibuang tentunya sangat mengkhawatirkan, karena informasi dari cost accounting seringkali menyembunyikan cara cara yang menimbulkan biaya perusahaan.

Sebagai contoh, analisa struktur biaya dari pabrik multi produk yang menderita kerugian yang sangat besar. Seperti biasanya pembebanan overhead cost terhadap masing masing produk diperhitungkan sebagai persentase atas dirrect labor. Tetapi jika bagian yang terkecil dianggap sebagai angka rata rata biaya overhead, dan manucfacturing cost ditetapkan dua kali maka harga barang juga proporsional.
Struktur biaya overhead perlu diketahui untuk dokumentasi, pembelian, penjadwalan, perhitungan , dan pengawasan kualitas bahan baku langsung. Sedangkan direct labor perlu dikendalikan oleh manajer dengan tingkat menengah. Dirrect labor tidak meningkatkan biaya overhead. Tetapi tidak demikian dengan biaya bahan baku langsung.
Dengan demikian cara yang paling baik adalah di satu pihak mengurangi produk yang mengandung bahan baku tinggi. Dan dilain pihak menambah produk yang mengandung tenaga kerja yang lebih banyak.

Tetapi suatu struktur harga yang disebabkan oleh salah informasi dari accounting departement dapat mendorong langganan untuk membeli barang barang yang pada gilirannya menimbulkan membengkaknya overhead cost.

Kualitas yang Jelek
Lebih dari yang lain, ‘kualitas yang jelek adalah virus yang mematikan dan dapat mencemari seluruh perusahaan. Masalah yang utama adalah kegagalan dari dirrect cost. ini terjadi sebagai akibat produk yang dihapuskan, kesalahan yang musti dibetulkan, ataupun pekerjaan yang makan waktu 2 sampai 3 kali dari yang seharusnya.

Pemborosan tentu saja mempengaruhi bagian lain dari perusahaan, semakin banyak pegawai yang bekerja penuh, menggunakan telpon jarak jauh untuk menyelesaikan pekerjaan. Supervisi tugas yang dikerjakan lagi. Penyerahan dengan ekpedisi, proses mengkoreksi kertas kerja dan minta maaf pada langgganan.

Sesudah itu semakin banyaak manajer yang berusaha meluruskan kesalahan. Semakin rumit problem, semakin jelas mendorong para langganan berhenti membeli. Bagi penjual, ia akan mengetatkan kreditnya.

Melakukan pekerjaan – pekerjaan pembetulan seringkali menghancurkan suatu kebanggaan dan meyebabkan rasa sakit hati. Sehingga sebenarnya tidak mengherankan kalau kualitas yang jelek itu bisa juga berarti tingkat produktivitasnya juga rendah.

Sikap Manajemen
Perasaan bersalah terhadap pemborosan juga dapat menimbulkan pemborosan. Sikap semacam ini seringkali menimbulkan sedikitnya 3 problem.

Yang pertama, ia menggunakan sumberdaya hari ini yang dibutuhkan area lain untuk mendapatkan keberhasilan di masa mendatang.

Yang kedua, bila sumber daya itu dibutuhkan. Perundingan yang lalu dapat merubah ukuran yang salah atau model yang basi.

Dan yang terakhir adalah potongan – potongan dari pembelian tidak selalu dibutuhkan karena bisa menjadi pemborosan.

Sikap lain yang juga dapat menimbulkan masalah yaitu bila ada pemilik dan manajer terlalu dini mencapai sukses. Karena hal ini tentu saja akan mendorong pemborosan besar-besaran.

Hanya ketekunan yang dapat membuahkan sukses dalam bisnis. Namun tidaklah perlu memberlakukan pekerjaan jauh berlebihan dengan menganggap ‘cost driver’ sebagai lahan yang sangat berat.

sumber: henkynjotowidjaja.com

ARTIKEL TERKAIT